Politiques

Politique de confidentialité

Objectif de la politique

La présente Politique de confidentialité de Crohn et Colite Canada décrit les principes, les pratiques et l’engagement de l’organisme concernant la collecte, la protection, la gestion et la divulgation des renseignements personnels qu’il recueille au cours de ses activités commerciales. Cette politique se base sur la Loi fédérale sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE), la Loi canadienne anti-pourriel (LCAP) et les lois provinciales, le cas échéant.

Champ d'application

La Politique de confidentialité de Crohn et Colite Canada s’applique aux employés, entrepreneurs, donateurs, bénévoles, parties prenantes et à toute personne ou partie tierce qui fournit, recueille, utilise ou divulgue des renseignements personnels à et au nom de l’organisme. La présente politique s’applique à tous les actifs informationnels de Crohn et Colite Canada, y compris les renseignements personnels et/ou les informations personnelles sur la santé, les données d’administration et de sécurité du système, qui sont transmis, traités ou stockés sur des systèmes d’information contrôlés par Crohn et Colite Canada ou ses fournisseurs, entrepreneurs, ou des vendeurs. La politique s’applique à toutes les activités associées à l’exploitation des systèmes d’information et aux opérations commerciales de Crohn et Colite Canada.

Détails de la politique

Crohn et Colite Canada suit les principes établis par le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada en vertu de la LPRPDE et de la LCAP. Notre organisme reconnaît l’importance de protéger la confidentialité des informations personnelles qui lui sont fournies par ses employés, donateurs, bénévoles, partenaires et autres parties prenantes, et respecte le droit à la vie privée. Nous apprécions la confiance qui nous est accordée et reconnaissons que cette confiance nécessite transparence et responsabilité quant à la manière dont nous traitons les informations personnelles.

De nombreuses provinces canadiennes ont mis en œuvre des lois sur la protection de la vie privée de nature similaire à la LPRPDE en ce qui concerne les dépositaires d’informations personnelles sur la santé. Pour Crohn et Colite Canada, les renseignements relatifs à la maladie de Crohn, à la colite et aux maladies inflammatoires de l’intestin (MII) d’une personne constituent des informations personnelles sur la santé. Bien que Crohn et Colite Canada ne soit pas un dépositaire de soins de santé en vertu de la loi, l’organisme a volontairement adopté les principes fondamentaux de la législation relative aux informations personnelles sur la santé.

Responsabilité

Crohn et Colite Canada est responsable des renseignements personnels qu’il détient et sous son contrôle. Nous avons nommé un agent responsable de la vie privée qui s’assure de notre conformité à la présente et à la législation applicable en matière de confidentialité. Crohn et Colite Canada fera connaître, sur simple demande, le titre de la ou des personne(s) désignée(s) pour s’assurer de sa conformité à la présente politique de confidentialité.

Crohn et Colite Canada est responsable des renseignements personnels qu’il détient ou sous sa garde, y compris les renseignements qui ont été transférés à un tiers à des fins de traitement; Crohn et Colite Canada utilisera des moyens contractuels ou autres pour s’assurer que ces tiers protègent tous les renseignements personnels comme ils le sont par Crohn et Colite Canada.

Crohn et Colite Canada a mis en œuvre des politiques et des pratiques pour donner effet à ces principes, notamment :

• la mise en œuvre de procédures visant à protéger les informations personnelles;
• la mise en œuvre d’un processus interne pour recevoir et répondre aux plaintes et aux demandes de renseignements relatifs à cette politique de confidentialité; et
• la formation et la communication au personnel des informations concernant nos politiques et pratiques.

Collecte des informations

Les renseignements personnels et les informations personnelles sur la santé sont obtenus par Crohn et Colite Canada par divers moyens, y compris, sans toutefois s’y limiter, grâce à des interactions directes, des interactions sur des sites Web, des tiers ou des sources accessibles au public. Crohn et Colite Canada recueille la quantité minimale de renseignements personnels et d’informations personnelles sur la santé qui sont nécessaires pour mettre en œuvre efficacement ses programmes, ses services et ses événements, mais aussi pour traiter les dons et la paie, se conformer aux exigences législatives, communiquer et, enfin, mener toute autre activité liée au respect de sa promesse. Crohn et Colite Canada s’engage à protéger la vie privée des enfants. Nous ne sollicitons pas sciemment des informations personnelles sur des enfants de moins de 14 ans sans le consentement d’un parent ou d’un tuteur. Si un enfant nous a fourni des informations personnelles sans le consentement de ses parents ou tuteurs, ces derniers peuvent nous contacter afin de les supprimer.

Les individus ont le droit de vérifier les informations recueillies par Crohn et Colite afin de vérifier, corriger et supprimer celles qui sont obsolètes.

Renseignements personnels et informations personnelles sur la santé qui sont recueillis :

• Coordonnées
• Date de naissance, sexe, poids, âge, origine ethnique
•  Diagnostic de maladie de Crohn, de colite ou de MII et informations médicales
• Renseignements concernant les dons
• Informations financières et bancaires
• Informations sur la participation aux événements et à la défense de la cause
• Détails requis pour traiter les demandes d’emploi, les avantages sociaux et la paie
• Adresse du protocole Internet (IP)
• Autres renseignements personnels et informations personnelles sur la santé qui nous sont fournis volontairement

De telles circonstances peuvent inclure : 

• lorsque la loi l’exige ou par ordre ou exigence d’un tribunal administratif ou d’un autre tribunal gouvernemental;
• lorsque Crohn et Colite Canada estime, pour des motifs raisonnables, qu’il est nécessaire de protéger les droits, la vie privée, la sécurité ou la propriété d’une personne ou d’un groupe identifiable; et
• lorsque l’information est publique.

Objectifs de la collecte de renseignements personnels et d'informations personnelles sur la santé

• maintenir à jour les dossiers d’adhésion de nos sympathisants, y compris leurs coordonnées et les informations relatives à leurs frais d’adhésion;
• transmettre des informations aux personnes touchées par la maladie de Crohn, la colite ou les MII et à leurs familles;
• aider et améliorer nos programmes, événements et services afin de répondre aux besoins et aux attentes de notre communauté;
• financer et faciliter les initiatives de recherche, d’éducation, de sensibilisation et de plaidoyer qui permettent de mieux comprendre, traiter et prévenir la maladie de Crohn, la colite et les MII;
• mener des recherches et des analyses en interne pour évaluer et améliorer nos programmes, services et activités;
• à des fins de collecte de fonds, ce qui peut inclure la gestion des informations sur les donateurs;
• rendre compte de l’impact et des résultats de nos dons, programmes et services à nos donateurs, sympathisants et au public; communiquer et commercialiser nos programmes, services et événements qui pourraient intéresser nos donateurs, nos sympathisants et le public;
• pour utiliser et analyser le site Web;
• envoyer des bulletins électroniques, des mises à jour et d’autres communications à nos sympathisants et sous-traitants;
• pour le recrutement des employés et les processus; et
• tel que requis par la loi.

Google Analytics et site Web

Crohn et Colite Canada utilise « Google Analytics » pour recueillir des informations sur l’utilisation de son site Web. Google Analytics est un service d’analyse Web qui utilise des témoins (cookies) pour faire le suivi de la manière dont les informations sur notre site Web sont utilisées, y compris la fréquence à laquelle les utilisateurs visitent le site Web, les pages qu’ils visitent et les autres sites Web qu’ils utilisent avant d’accéder au site Web de Crohn et Colite Canada.

Google Analytics collecte uniquement les adresses IP qui vous sont attribuées à la date de votre visite sur le site Internet. Votre nom ou d’autres informations d’identification ne sont pas recueillis. Les informations recueillies à l’aide de Google Analytics ne sont pas combinées avec des informations personnellement identifiables. Les informations stockées par Google Analytics et leur utilisation sont limitées par les conditions d’utilisation de Google Analytics et la politique de confidentialité de Google.

Les informations générées par les témoins qui concernent votre utilisation de notre site Internet (y compris votre adresse IP) sont stockées sur les serveurs de Google aux États-Unis. Vous pouvez empêcher Google Analytics de vous reconnaître lors de vos prochaines visites sur le site Web de Crohn et Colite Canada en désactivant les témoins de votre navigateur. Pour plus d’informations sur Google Analytics, veuillez visiter : https://marketingplatform.google.com/about/analytics/
Le site Web de Crohn et Colite Canada contient des liens menant à d’autres sites Web.

Lorsque vous quittez le site Web de Crohn et Colite Canada en cliquant sur un tel lien et que vous accédez à d’autres sites, vous êtes soumis aux politiques de confidentialité et de sécurité de ces organismes.

Limitation de l'utilisation, de la divulgation et de la rétention d'informations

Sauf consentement contraire d’une personne ou tel qu’exigé par la loi, les informations personnelles ne sont utilisées ou divulguées qu’aux fins décrites dans la présente politique et conservées dans la mesure nécessaire pour atteindre ces objectifs et répondre aux exigences réglementaires et légales. Les informations personnelles jugées inutiles seront détruites, effacées ou anonymisées en toute sécurité. Dans les cas où Crohn et Colite Canada devrait divulguer des renseignements personnels à un tiers avec lequel nous entretenons une relation contractuelle, l’accès aux renseignements personnels ne sera accordé que dans la mesure nécessaire pour répondre aux éléments contractuels livrables spécifiques; l’accès ne pourra être utilisé à aucune autre fin. 

Garanties

Crohn et Colite Canada protégera les renseignements personnels en fonction de leur sensibilité. Cela inclut l’utilisation d’une technologie sécurisée, de protocoles d’accès autorisés, le cryptage et la limitation de l’accès physique aux personnes qui ont besoin des informations pour effectuer des tâches liées à leur travail.

Lorsque Crohn et Colite Canada fait appel à un tiers pour traiter des renseignements personnels, des clauses strictes de sécurité et de confidentialité sont incluses dans les dispositions contractuelles. La partie tierce est également tenue de se conformer à cette politique et d’utiliser des processus de cryptage en recueillant ou en utilisant des informations personnelles.

Nos employés et bénévoles sont tenus de signer une entente portant sur le code de conduite qui comprend une clause de confidentialité; ils n’ont accès aux informations personnelles que dans la mesure nécessaire pour effectuer les tâches liées au poste.

Consentement

Crohn et Colite Canada s’engage à protéger la confidentialité des renseignements personnels et des informations personnelles sur la santé que vous fournissez ou que nous recueillons auprès d’autres sources. Nous collecterons, utiliserons ou divulguerons vos informations conformément à notre politique de confidentialité et aux lois applicables uniquement, et nous obtiendrons votre consentement à ces fins, sauf disposition contraire de la loi. Votre consentement peut être exprès ou implicite, selon la nature et la sensibilité des informations et le contexte dans lequel elles sont collectées, utilisées ou divulguées. Un consentement exprès est requis pour les informations personnelles sensibles, telles que les informations personnelles sur la santé, ou pour des fins ou initiatives nouvelles ou supplémentaires qui ne sont pas couvertes par notre politique de confidentialité. Le consentement implicite peut être envisagé lorsque les informations sont moins sensibles ou lorsque vous pouvez raisonnablement vous y attendre.

Vous avez le droit de retirer votre consentement à ce que Crohn et Colite Canada conserve ou utilise vos renseignements personnels à des fins autres que celles requises par la loi ou à des fins réglementaires en nous contactant via notre site Web ou en communiquant avec notre bureau de Toronto au 1-800-387-1479. Cependant, veuillez noter que le retrait de votre consentement peut affecter notre capacité à vous offrir les programmes et/ou services que vous recherchez ou auxquels vous êtes inscrit. Nous vous informerons des conséquences du retrait de votre consentement et discuterons des options qui s’offrent à vous.

Selon la nature et la sensibilité des renseignements personnels ou des informations personnelles sur la santé que vous transmettez à Crohn et Colite Canada, nous vous demanderons de consulter notre politique de confidentialité et d’indiquer votre consentement et de donner votre accord sur la façon dont nous pouvons recueillir, utiliser et divulguer vos informations aux fins décrites dans cette politique. Dans d’autres circonstances où les informations sont moins sensibles, nous pouvons considérer qu’il s’agit d’un consentement implicite.

Lorsque nous demanderons votre consentement exprès, nous vous fournirons les informations suivantes dans un langage clair et simplifié :

• le but spécifique pour lequel nous recueillons, utilisons ou divulguons vos informations; le nom des tiers avec lesquels nous pouvons partager vos informations personnelles, le cas échéant;
• les catégories de personnes au sein de notre organisme qui ont accès aux informations personnelles (c’est-à-dire les responsables et spécialistes RH, etc.), le cas échéant;
• la durée de conservation des données;
• les coordonnées de la personne responsable de la protection de la vie privée;
• si la demande est obligatoire ou facultative; et
• votre droit à retirer votre consentement et les conséquences d’un refus de réponse ou d’un retrait de votre consentement.

Si nous ne sollicitons pas spécifiquement votre consentement exprès et comptons sur votre consentement implicite, cela signifie que vous nous donnez votre consentement implicite pour recueillir, utiliser et divulguer vos informations personnelles aux fins décrites dans notre politique de confidentialité. Si vous n’acceptez pas ces conditions, veuillez ne pas partager vos informations personnelles avec nous, mais cela pourrait affecter notre capacité à vous offrir les programmes et/ou services que vous demandez.
 
De plus, avant de recueillir, d’utiliser ou de divulguer des renseignements personnels concernant un mineur de moins de 14 ans, Crohn et Colite Canada obtiendra le consentement écrit de la personne détenant l’autorité parentale.

Communications par courriel

Nous nous conformons à la Loi canadienne anti-pourriel (LCAP) et nous ne vous enverrons pas de communications électroniques en violation de cette loi.

Nous veillerons à ce que chaque courriel comprenne la possibilité de vous désinscrire et des instructions sur la façon de le faire si vous ne souhaitez plus recevoir de courriels de notre part. Vous pouvez vous désinscrire en cliquant sur le lien inclus dans le courriel ou en utilisant les coordonnées de l’agent responsable de la protection de la vie privée indiquées ci-dessous. Si vous ne consentez pas expressément à recevoir des communications électroniques commerciales, nous communiquerons avec vous uniquement aux fins limitées autorisées par la LCAP.

Partage des informations personnelles

Crohn et Colite Canada maintiendra la stricte confidentialité de tous les renseignements personnels recueillis et ne les louera ni ne les vendra à des tiers. Nous pouvons partager vos informations personnelles des manières suivantes :

• les informations bancaires partagées avec les institutions bancaires de Crohn et Colite Canada pour traiter les dons, la paie et d’autres transactions financières;
• avec des vérificateurs externes pour notre audit annuel;
• avec des organismes tiers sous contrat pour : 
  •  nos campagnes de collecte de fonds
  • nos services d’hébergement, de gestion et de stockage de données
  • nos services de traitement des dons et de délivrance de reçus fiscaux; et
  • nos services d’analyse marketing et de fidélisation
• par le biais de listes d’échange (nom et adresse seulement) avec d’autres organismes de bienfaisance; et
• autrement requis par la loi.

Les informations personnelles divulguées volontairement via les interactions sur les réseaux sociaux peuvent être collectées et utilisées par d’autres utilisateurs d’Internet. Crohn et Colite Canada n’assume aucune obligation quant à la sécurité des informations volontairement publiées sur les médias sociaux.

Toute information soumise volontairement, telle que des photographies ou tout autre contenu publié sur des pages ou sites Web publics de médias sociaux, peut être recueillie, utilisée et partagée par d’autres personnes qui utilisent ou accèdent à ces mêmes services.

Nous divulguerons des informations personnelles à votre insu ou sans votre consentement si nous recevons une ordonnance, une assignation à comparaître, un mandat ou toute autre exigence légale émise par un tribunal, un organisme de réglementation ou toute autre personne compétente pour exiger la divulgation de vos informations personnelles.

Les employés et les bénévoles, ainsi que toute personne ou tiers agissant ou fournissant des services en notre nom, sont tenus de préserver la confidentialité de tous les dossiers contenant des renseignements personnels dans tous les formats, y compris après avoir quitté ou terminé leur emploi chez Crohn et Colite Canada.

Exactitude et accès

Crohn et Colite Canada compte sur ses donateurs, partenaires, parties prenantes et employés pour lui fournir des renseignements personnels exacts; l’organisme prendra des mesures raisonnables pour garantir que les renseignements personnels sous sa garde soient exacts, complets et à jour, comme l’exigent les fins pour lesquelles ils doivent être utilisés.

Sur demande, Crohn et Colite Canada vous fournira des informations concernant l’existence, l’utilisation et la divulgation des renseignements personnels qu’il pourrait détenir. Pour cela, nous devrons vérifier votre identité avant de vous les fournir et nous vous répondrons dans les délais prévus par les lois applicables. Il n’y a aucun frais pour une telle demande d’accès, sauf si vous avez besoin de copies des dossiers. Veuillez nous contacter via notre site Web ou en communiquant avec notre bureau de Toronto au 1-800-387-1479 pour accéder ou mettre à jour vos informations personnelles.

Transparence

Crohn et Colite Canada fera preuve de transparence concernant l’utilisation des renseignements personnels en mettant à la disposition de toutes les parties intéressées les informations sur ses politiques et les pratiques concernant la collecte et la conservation des renseignements personnels. Nous sommes heureux de répondre à toutes vos questions concernant la collecte et la conservation des informations personnelles. 

Contester la conformité

Les particuliers sont invités à contester la conformité de Crohn et Colite Canada aux principes d’information équitable de la LPRPDE et aux lois provinciales. Pour cela, ils doivent fournir des informations spécifiques en communiquant avec le bureau de Toronto ou en soumettant des informations via notre site Web. Notre agent responsable de la protection de la vie privée doit répondre aux demandes dans les 30 jours suivant leur réception.

Non conformité

Toute violation de la présente politique par des employés ou des bénévoles de Crohn et Colite Canada est passible de sanctions disciplinaires, telles que déterminées par Crohn et Colite Canada, pouvant aller jusqu’au congédiement.

Toute violation de cette politique par un fournisseur, vendeur ou contacteur ou leurs employés et agents respectifs, est soumise aux recours identifiés dans l’entente ou le contrat. Crohn et Colite Canada peut demander le renvoi d’un employé d’un fournisseur, vendeur ou entrepreneur qui a enfreint cette politique.

Notifications en cas d'accès illégal

En cas d’accès illégal à des renseignements personnels, Crohn et Colite informera les organismes de réglementation appropriés ainsi que les personnes concernées si l’incident est considéré comme présentant un risque de préjudice grave tel que déterminé par l’agent responsable de la protection de la vie privée, à moins qu’il ne puisse potentiellement entraver une enquête menée par la partie légalement responsable. Crohn et Colite Canada tiendra un registre de tous les incidents de sécurité et prendra des mesures raisonnables pour limiter les risques pour les personnes concernées et pour éviter que de nouveaux incidents de même nature ne se produisent. Un exemplaire du registre des incidents de sécurité sera envoyé aux organismes de réglementation appropriés sur demande.

Évaluation de l'impact sur la vie privée (EIVP)

Au besoin, Crohn et Colite Canada effectuera une évaluation de l’impact sur la vie privée (EIVP) en ce qui concerne l’introduction, le développement ou l’amélioration de systèmes technologiques impliquant la collecte, l’utilisation, la divulgation, le stockage et/ou la destruction de renseignements personnels. La conduite de l’EIVP sera proportionnée à la sensibilité des informations personnelles concernées, aux finalités pour lesquelles elles doivent être utilisées, aux mesures de protection des informations personnelles, ainsi qu’à la quantité et à la distribution des informations et au support sur lequel elles sont stocké.

Avertissements concernant la vie privée

Si nous recueillons des informations personnelles à l’aide d’une technologie qui permet d’identifier, de localiser ou de dresser le profil d’une personne, ou si nous utilisons des informations personnelles pour prendre une décision uniquement fondée sur un traitement automatisé, Crohn et Colite fournira certaines informations aux individus, le cas échéant.

Surveillance et conformité

Le conseil d’administration de Crohn et Colite Canada est chargé de veiller à ce que Crohn et Colite Canada se conforme aux lois, règlements et règles applicables, ainsi qu’aux politiques de sécurité et de confidentialité.

Il incombe à l’agent responsable de la protection de la vie privée de veiller à l’application et au respect de cette politique et de toute procédure connexe en collaboration avec les autres membres de l’équipe responsable de la direction stratégique. Cette équipe a la responsabilité de réexaminer cette politique tous les 3 ans. Chaque année, tous les administrateurs, membres du comité du conseil d’administration, employés et bénévoles doivent reconnaître qu’ils se conforment à cette politique et aux procédures connexes.

Crohn et Colite Canada peut modifier cette politique de temps à autre, à sa seule discrétion et sans préavis pour tenir compte des exigences légales et réglementaires, de l’introduction de nouvelles technologies, des pratiques commerciales et des besoins des parties prenantes. La collecte, l’utilisation et la divulgation des informations personnelles seront régies par la version de cette politique de confidentialité en vigueur à ce moment-là.

Politiques et législations connexes

• Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE)
• Loi canadienne anti-pourriel (LCAP)
• Loi 25 du Québec
• Principes relatifs à l’équité dans le traitement de l’information — Commissariat à la protection de la vie privée du Canada
• Politique concernant la résolution des préoccupations des membres de la communauté 
• Politique en matière de dénonciation des abus 
• Code de conduite
• Politique relative aux technologies de l’information

Définitions

Loi canadienne anti-pourriel (LCAP) — loi fédérale relative aux pourriels et autres menaces électroniques visant à protéger les consommateurs et les entreprises contre l’utilisation abusive de la technologie numérique, y compris les pourriels et les autres menaces électroniques.

Vie privée — le droit fondamental d’un individu de contrôler les informations le concernant (y compris la collecte, l’utilisation, la divulgation et l’accès à ces informations).

Confidentialité — une obligation de protéger les informations personnelles, de maintenir leur secret et de ne pas les utiliser à mauvais escient ou les divulguer de manière injustifiée.

Dossier — toute information ou document sous quelque format que ce soit (papier, électronique ou vidéo), reçu ou collecté pour faire des affaires.

Informations personnelles — toute information pouvant être utilisée pour distinguer, identifier ou contacter une personne spécifique. Cela comprend des informations indiquant si une personne a fait un don à Crohn et Colite Canada, le montant du don et les coordonnées privées d’une personne. Les coordonnées professionnelles et certaines informations accessibles au public, telles que le nom, l’adresse et les numéros de téléphone, publiées dans les annuaires téléphoniques et en ligne, ne sont pas considérées comme des informations personnelles

Informations personnelles sur la santé — ayant trait à une personne vivante ou décédée 

• la santé physique ou mentale de la personne;
• tout service de santé fourni à la personne;
• toute partie du corps ou toute substance corporelle donnée par la personne ou information résultant d’un test ou d’un examen; 
• les informations obtenues lors de la fourniture de services à la personne, ou obtenues accidentellement lors de la fourniture de tels services de santé à la personne

LPRPDE — loi fédérale sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques

Équipe responsable de la direction stratégique — le niveau le plus élevé de la direction à Crohn et Colite Canada. L’équipe se compose du président et chef de la direction ainsi que des vice-présidents.